La conservazione elettronica dei documenti analogici fiscalmente rilevanti si realizza mediante trasposizione della loro immagine su supporti di memorizzazione, anche non ottici, a condizione che il processo di conservazione adottato garantisca la conformità dei documenti stessi agli originali, nonché la loro leggibilità nel tempo. Il processo di conservazione elettronica dei documenti analogici originali non unici (fatture, libro giornale, libro degli inventari, …) si conclude con l’apposizione della firma elettronica qualificata e della marca temporale, inoltre le copie così conservate, hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, assicurata dal responsabile della conservazione, non è espressamente disconosciuta[4]. Tuttavia, la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici, è autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
È possibile distruggere il documento analogico solo una volta completato il processo di conservazione elettronica del documento stesso, ossia, solo dopo che il documento sia stato memorizzato e siano stati apposti dal responsabile della conservazione la firma elettronica qualificata e la marca temporale. Limitatamente ai documenti analogici originali unici, la distruzione degli stessi può avvenire dopo l’apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale.
Nell’eseguire la trasposizione dei documenti si dovrà rispettare l’ordine cronologico e procedere secondo regole uniformi nel medesimo periodo d’imposta, in modo da evitare che vi siano intervalli temporali. Si osserva che la memorizzazione dei documenti analogici può essere limitata ad una o più tipologie di documenti. Ove il contribuente intenda adottare la conservazione elettronica delle sole fatture elettroniche, è consentita la conservazione con le modalità tradizionali delle fatture in formato analogico a condizione che le stesse siano annotate in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica in ordine cronologico, senza soluzione di continuità per periodo di imposta. Qualora il contribuente decida nel corso del periodo di imposta di procedere alla conservazione elettronica di alcuni tipi di documenti, dovrà applicare le medesime regole per gli stessi documenti formati o emessi a partire dall’inizio del periodo di imposta.
Il contribuente deve comunicare che effettua la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento.
Nel Modello UNICO 2015 è stato aggiunto il RIGO RS104, nel quale “va indicato: • il codice 1, qualora il contribuente, nel periodo d’imposta di riferimento, abbia conservato in modalità elettronica, almeno un documento rilevante ai fini tributari; • il codice 2, qualora il contribuente, nel periodo d’imposta di riferimento, non abbia conservato in modalità elettronica alcun documento rilevante ai fini tributari (art. 5, comma 1, del d.m. 17 giugno 2014).[5]”
All’articolo 3 – Conservazione sostitutiva di documenti informatici – comma 1, della delibera CNIPA n.11/2004 del 19 febbraio 2004 troviamo enunciato: “Il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici avviene mediante memorizzazione su supporti ottici e termina con l’apposizione sull’insieme dei documenti o di insiemi di essi, del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.[6]”
Il responsabile della conservazione di norma si identifica con il contribuente, salva la facoltà di quest’ultimo di designare un terzo. Il responsabile a sua volta può delegare, in tutto o in parte le sue funzioni a persone che, come specificato nello stesso articolo della delibera, “per competenza ed esperienza, garantiscano la corretta esecuzione delle operazioni ad esse delegate.
In particolare il responsabile della conservazione ha il compito di:
- attestare il corretto svolgimento del processo di conservazione;
- gestire il sistema nel suo complesso e garantire l’accesso alle informazioni;
- verificare la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati;
- predisporre le misure di sicurezza del sistema, al fine di garantire la sua continua integrità;
- richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è previsto il suo intervento;
- definire e documentare le procedure da rispettare per l’apposizione della marca temporale;
- verificare la periodicità non superiore a cinque anni, che i documenti conservati siano leggibili provvedendo al riversamento diretto o sostitutivo.”
Il riversamento diretto consiste nel trasferimento di un documento già conservato, da un supporto di memorizzazione ad un altro, senza alterare la rappresentazione digitale. Per esempio, si tratta della generazione di copie di sicurezza, previste dal processo di conservazione. Tale processo non è soggetto a prescrizioni formali specifiche, quindi può essere attuato liberamente dal contribuente.
Il riversamento sostitutivo, invece, è un processo che trasferisce un documento, già conservato, da un supporto di memorizzazione ad un altro, modificando la rappresentazione informatica del suo contenuto. Si tratta dell’aggiornamento tecnologico dell’archivio informatico quando non è possibile o conviene mantenere il formato della rappresentazione digitale dei documenti originariamente conservati. Se il processo ha per oggetto un documento informatico sottoscritto da un pubblico ufficiale è prevista l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale.
La delibera CNIPA n.11/2004 del 19 febbraio 2004 ha cessato i suoi effetti nei termini previsti dall’art. 14, commi 2 e 3 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, ed è stato sostituito proprio da quest’ultimo. Il Decreto sancisce delle regole tecniche in materia di conservazione ai sensi del Codice dell’amministrazione digitale – D. Lgs. 82/2005 introducendo alcune importanti novità in particolare con riferimento agli aspetti tecnici precedentemente definiti dalla Delibera CNIPA del 2004. Più precisamente, le nuove regole per la conservazione dei documenti informatici stabiliscono le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per la gestione di tali processi. Sostituendo le disposizioni della deliberazione CNIPA n. 11/2004, ampliano il concetto di memorizzazione dei documenti informatici su supporti digitali attraverso l’introduzione del “sistema di conservazione”, che assicura la conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli informatici; prevedono indicazioni di dettaglio raccolte in specifici allegati che definiscono in maniera puntuale il quadro di riferimento dell’attività di conservazione; introducono alcune innovazioni terminologiche; prevedono l’obbligo di adozione del manuale della conservazione. In base alle nuove regole gli oggetti del sistema di conservazione sono definiti pacchetti informativi. Ai sensi dell’art. 4 del D.P.C.M. si distinguono in: pacchetti di versamento (inviati dal produttore al sistema di conservazione); pacchetti di archiviazione (composti dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato IV del decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione); pacchetti di distribuzione (inviati dal sistema di conservazione all’utente in risposta a una sua richiesta o in caso di esibizione all’Autorità richiedente). Le nuove disposizioni prevedono inoltre l’istituzione-definizione di specifici ruoli prevedendone specifiche responsabilità (es. ridefinizione dei compiti del responsabile della conservazione) e l’obbligatorietà dell’adozione di un manuale della conservazione (prevedendo un contenuto minimo del documento). Inoltre, da un punto di vista organizzativo, il D.P.C.M. prevede la possibilità di affidare a terzi la procedura di conservazione elettronica. A tal proposito si ricorda che le pubbliche amministrazioni sono tenute, a differenza dei privati, ad avvalersi in caso di esternalizzazione dei servizi, di conservatori accreditati iscritti all’Albo gestito da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).