Il processo di fatturazione elettronica, già utilizzato da aziende e professionisti nei rapporti con gli enti della Pubblica Amministrazione, dal 1° Gennaio 2019 diventerà obbligatorio per tutti i possessori di partita IVA (esclusi i contribuenti nel regime forfettario e nel regime dei minimi) nei rapporti con i propri clienti (anche consumatori finali) e fornitori. La fatturazione elettronica tra privati, nello specifico, seguirà le stesse procedure già utilizzate per la FatturaPA.
Emissione fatture
Ogni fattura dovrà assumere il formato elettronico .xml, per questo motivo dovrà essere creata utilizzando specifici software. L’Agenzia delle Entrate offre gratuitamente un programma in grado di gestire la fatturazione elettronica, ma anche nel mercato sono disponibili applicativi creati per la gestione dello stesso processo.
All’interno della fattura dovranno essere indicati tutti i dati obbligatori oltre che l’indirizzo PEC del destinatario o il Codice Univoco (se in possesso dato che facoltativo). Ogni fattura dovrà essere inviata al Sistema di Interscambio (SdI) e da questo sarà smistata ai destinatari (aziende, privati, professionisti e PA). Durante l’invio, lo SdI compierà dei controlli formali sul file .xml e invierà delle notifiche per aggiornare il mittente sullo stato della procedura. Se tali controlli verranno superati, la fattura sarà considerata «emessa» e lo Sdi proverà a effettuarne il recapito al destinatario. In caso di avvenuto recapito lo Sdi emetterà nei confronti del fornitore una «Ricevuta di consegna», mentre in caso di mancato recapito lo Sdi emetterà nei confronti del fornitore una «Notifica di impossibilità di recapito», per cui la fattura sarà considerata emessa, ancorché non consegnata al cliente. Nel caso in cui i controlli del sistema non verranno superati, la fattura sarà considerata «non emessa» e lo Sdi emetterà nei confronti del fornitore una «Notifica di scarto».
Si precisa che la fattura elettronica inviata a soggetti residenti senza transitare attraverso il Sistema di Interscambio non potrà essere considerata giuridicamente valida, quindi non sarà mai emessa, con la conseguenza che su di essa non potrà operare la detrazione dell’Iva.
Se il mittente non fosse in possesso della PEC o del Codice Univoco (Codice Destinatario) del destinatario dovrà indicare “0000000” nei relativi campi di compilazione e lo SdI metterà a disposizione del cliente la fattura all’interno della propria area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate nella sezione “Fatture e Corrispettivi”, o al proprio indirizzo telematico se precedentemente comunicato all’Ufficio.
Anche le fatture emesse nei confronti di consumatori finali dovranno seguire la procedura descritta (creazione in .xml e invio allo SdI), oltreché essere consegnate al cliente in copia analogica o cartacea comunicando inoltre che i documenti sono disponibili nell’area web riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. Nella compilazione del file fattura dovrà essere indicato nel campo Codice Destinatario il codice convenzionale “0000000”.
In riferimento alle operazioni di cessione di beni e prestazioni di servizi effettuate verso soggetti esteri sarà necessario comunicare all’Agenzia delle Entrate i dati delle fatture emesse, entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del documento emesso. In alternativa a tale comunicazione, ogni fattura emessa nei confronti di soggetti esteri potrà essere creata anche in formato .xml, firmata digitalmente e inviata allo SdI, valorizzando il campo “Codice destinatario” con il codice convenzionale “xxxxxxx”.
Ricezione fatture
Per ricevere le fatture elettroniche dai vostri fornitori non è necessario ne ottenere un Codice Univoco ne comunicare a questi il vostro indirizzo telematico, ma è sufficiente comunicare il vostro indirizzo PEC all’Agenzia delle Entrate. Automaticamente tutte le fatture a voi intestate saranno recapitate all’indirizzo di posta certificata indicato all’amministrazione finanziaria. La fatture elettroniche saranno ricevute sotto forma di allegato al messaggio PEC. Le fatture ricevute da fornitori stranieri non transiteranno attraverso lo SdI, quindi sarà necessaria una comunicazione dei dati delle stesse all’Agenzia delle Entrate.
Per le fatture passive transfrontaliere, ossia per gli acquisti di beni e servizi da soggetti non residenti, sarà necessario comunicare all’Agenzia delle Entrate i dati delle fatture ricevute entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data di ricevimento del documento, sulla falsariga di quanto avviene allo stato attuale per la trasmissione delle informazioni per lo spesometro. Si precisa che per data di ricezione si intende la data di registrazione dell’operazione ai fini della liquidazione dell’IVA.
Conservazione
Ogni fattura elettronica, inviata e ricevuta, dovrà essere conservata per 10 anni utilizzando un determinato sistema di archiviazione (non sarà sufficiente salvare il file all’interno di una memoria elettronica) il quale prevede la creazione di lotti di fatture sui quali dovrà essere apposta una firma digitale e una marca temporale. Nel mercato sono disponibili diversi servizi di conservazione, oltre quello offerto gratuitamente dall’Agenzia delle Entrate.